Was hinter der E-Rechnungspflicht steckt

Das Thema E-Rechnungen ist nicht neu. Es bekommt aber durch das Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat, erhöhte Aufmerksamkeit und eröffnet Handlungsbedarf für deutsche Unternehmen. Durch die E-Rechnungspflicht werden Unternehmen in Deutschland nämlich nun ab 1. Januar 2025 gesetzlich dazu verpflichtet, für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business), unabhängig von deren Umsatzgröße und Anzahl der Mitarbeiter. Was ihr dabei beachten müsst, haben wir hier für euch zusammengestellt

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen werden inzwischen zwar immer seltener mittels Papierbrief und Postweg gestellt, doch auch eine per E-Mail versendete Bilddatei, ein PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung zählen nicht zu den elektronischen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung. Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) entsprechen sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).

Wichtige Merkmale:

  • XRechnung: XML-Format, speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt.
  • ZUGFeRD: Hybrides Format mit PDF und XML, benutzerfreundlicher für kleinere Unternehmen.

Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Wann kommt die E-Rechnungspflicht und für wen gilt sie?

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business), unabhängig von der Umsatzgröße und Anzahl der Mitarbeiter.

Ab dem 01. Januar 2025 sollte jedes Unternehmen in Deutschland darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können. Dafür ist eine digitale Rechnungserstellungs- und –verarbeitungslösung erforderlich.

In Bezug auf die Rechnungserstellung erfolgt die Einführung der E-Rechnungspflicht schrittweise mit Übergangsregelungen. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen von unter 250 Euro (§33 UStDV) und Fahrausweise. Für diese sind auch weiterhin sonstige Rechnungsformate, z. B. in Papierform, zulässig.

Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Deutschland orientiert sich an anderen EU-Ländern, die elektronische Rechnungen bereits als Standard etabliert haben. Ziel ist eine höhere Steuereffizienz durch Automatisierung und die Vorbereitung auf ein europäisches elektronisches Umsatzsteuermeldesystem. Dieses wird voraussichtlich ab 2030/2032 eingeführt.

Mit der frühzeitigen Anpassung an die Anforderungen der E-Rechnungspflicht können Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile sichern.